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幹事さん必見!イベントをする時の流れや注意点の説明

既に何度も幹事を務めている人でも、初めて幹事を任される場合でも、幹事を引き受ける時はいつでも緊張しますし「イベントが盛り上がらなかったら困る」とか「失敗したらどうしよう」と不安になってしまうものです。
幹事を任された時に何もわからず気配り不足などで周りの人達の雰囲気を悪くしてしまったらせっかくのイベントが台無しになってしまいますよね。
それではまずは、幹事さん目線でイベントをするにあたっての注意点を紹介していきたいと思います。
注意しなければいけない部分にはしっかりと気を配り、イベントをより楽しい物にしましょう!

 

5W1Hを考えて計画をたてる

考える男性

まずはそのイベントやパーティーの席がどんな席でありいつどこで・誰が・何を・なぜ・どのように開催するのか5W1Hを考えるべきです。
冠婚イベントなど、フォーマルなイベントの幹事や、会社など公式な席、接待の席、年齢層にばらつきがある席など、参加者の価値観や趣味趣向が違う場合、どのようにイベントを盛り上げ、進行し、景品を用意するかなどをよく考えておきましょう。

 

  • 参加者のリストアップ
  • 会場を決める
  • 余興やゲームを決める
  • 景品を購入する
  • 会費を決める

これらのことをしっかりと事前に計画しておくことが大切です。

1番重要なのがそのイベントに「誰が来るのか」、「なんのイベントなのか」です。
参加者とイベント内容をよく考えれば会場選びはそこまで難しくありません。
友達と行う忘年会などでは来るメンバーの事を考え、会場は参加者が無理なく来れる場所を選びましょう。
会社で行うイベントの場合は、前回幹事を担当した方に助言をいただき、参考にして計画をたてるのが1番です。
参加者に合った会場選びができれば来てくれた方もひとまず満足してくれる事でしょう。

 

様々な意見を聞く、スケジュールをしっかり組む

チェック

幹事さんは、自分の好きな会場や景品を選んで良いわけではありません。
人間はどうしても主観的な部分があり、自分が好きなものや自分が良いと思うことを優先しがちです。そのため客観的な視点を保つことが難しいときもあります。
なので、できれば幹事のパートナーは異性であり、自分とは全く性格や視点が違うような人を選ぶといいでしょう。

 

幹事さんは、男性・女性のペアで引き受けることが理想的

男女

男性目線・女性目線というのは大分違うもので、自分だけでは思いつかなかったちょっとした意見や気配りが、公正で客観的な判断基準・選択基準となります。
自分が流行に疎くても相手が最先端の場所や遊び、今最も人気があるスポット等に敏感な人なら助かります。
相手が話し好き・司会者向きなら、自分は景品やゲームなどの用意や裏方の招待客の対応などを中心に引き受ければ良いわけです。
あらかじめ予算やイベントスケジュールやタイムテーブルなどを考えておいて、リハーサルなどもして進行を確認できれば完璧です。

 

マナー違反やNGワード、トラブル対策も万全に

考える女性

年輩の人が多い席や、冠婚イベント・接待ではお酒が入るとマナー違反をする方や、NGワードが出現することもあります。
またゲームで熱くなってしまって招待客同士で言い争いが発生したり、酔っぱらって失礼な言動に出る人など色々なトラブルが想定されます。
ここで大事なのが、幹事さんは周りをよく見て気を配る事です。イベント当日は気分が悪そうな人や飲み過ぎている人がいないかなど常時確認しておきましょう。
酔いつぶれていたり、つまらなそうにしている人がいたら個別に話しかけてあげるのも効果的です。
対策や段取りをしっかりしておけば、その場にいる人たちが楽しめるイベントになり、つつがなく幹事の責務を果たすことができます。